会议文书是指大型的会议，如各种代表大会、系统或地区的专业会议和办公会议中所使用的会议文件。在会议开始前，要发会议通知；在会议期间，一般要有开幕词、会议工作报告、会议提案、会议记录、会议纪要、会议简报、会议总结讲话、闭幕词等。参与会议组织的会务人员特别是文秘人员，必须掌握会议文书的写作规范与技巧。 
　　第一节会议通知制作和发放

　　会议通知按形式分，有口头通知和书面通知。会议邀请函、请柬是会议通知的书面形式。按通知的行为方式分，有当面通知、电话通知、电子邮件通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。按作用时间分为预告性通知和正式通知。

　　一、会议通知的基本作用

　　会议通知是把参加会议的有关事项告知与会者的会议文书。

　　会议通知具有如下几个方面的作用：一是可以传递有关会议的性质、内容、方式、时间、地点等基本的会议信息，以便与会者提前做好充分准备，按时赴会。二是可以借助于它来收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件，以便进一步完善议题与议程，审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。三是有关人员可以用它来向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、职称与人数等，为会议的接待服务工作做好准备。四是可用它来履行相关义务。在一些法定的会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知，是会务工作机构的法定义务，同时也是对与会者的尊重。

 　　二、会议通知的规范格式

　　会议通知的告知项目必须齐全、明确、具体。会议通知的一般结构包括标题和正文两个部分。会议性质、规模、重要性不同，会议通知的写法也不同。

 　　（一）小型会议会议通知的格式

　　小型会议会期不长，告知事项简单，会议通知的写法也相对简单一些，一般结构是：

 　　1?标题：一般写"会议通知"，或"关于召开×××会议的通知"，不宜只写"通知"，甚至不写标题。

 　　2?正文：写明会议的时间、地点、内容、出席（列席）人及与会的有关要求等。

 　　（二）大型会议会议通知的格式

 　　大型会议或重要会议会期较长，内容丰富，告知事项比较多，会议通知的写法就相对复杂一些，一般结构是：

 　　1?标题：通常的写法是"×××会议通知"或"关于召开×××会议的通知"。

 　　2?正文：通常包括开会的缘由、赴会应知事项和要求等。开会的缘由要写明会议的原因、目的、任务；赴会应知事项要写明会议的内容、议题、时间、地点、出席人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等，有些会议通知中还要说明代表资格、名额分配等事项。

 　　3?说明：写明有关的联系方式、电话、联系人等。对外地与会者，通知中要说明接待办法。

 　　三、常见会议通知的写法

 　　（一）政府会议通知

 　　实例1

 　　××市人民政府办公厅

 　　关于召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议的通知

 　　(会议通知〔2006〕9号)

　　各区人民政府，市府各部门，各企事业单位：

　　市政府决定召开全市审计工作暨表彰先进集体和先进个人会议，现将有关事宜通知如下：

 　　一、会议时间和地点

　　2006年3月10日（星期五）上午8：30在市党政大楼会议厅报到，9：00准时开会，会期半天。

 　　二、会议内容

　　传达全国、全区审计工作会议精神，总结全市2005年审计工作，部署2006年全市审计工作，表彰先进。

 　　三、参加会议人员

 　　各区政府分管审计工作的副区长，各区财政局长、审计局长（由各区政府通知）；市政府各有关部门分管财务领导、财务科长及有关内审机构负责人；市属有关企事业单位负责人、财务科长及内审机构负责人；驻市有关单位负责人及内审机构负责人（参会名单附后）。

 　　四、其他事项

　　1?参加会议人员必须按要求准时参加会议，无特殊原因不得请假，确需请假须向市政府办公厅提出申请。

 　　2?邀请市人大、政协各一位领导出席会议。

 　　3?新闻单位到会采访，由政府新闻办公室负责安排。

 　　附件：参加会议名单(略)

 　　二○○六年三月七日

　　（二）学术年会会议通知